Managementassistent

Voor de dienst Studentzaken zoeken wij per direct een enthousiaste Managementassistent (m/v) (0.7 fte).

Het MT van Studentzaken heeft veel interne en externe contacten. Je werkzaamheden staan in het teken van agendabeheer en planning voor MT en daarnaast het plannen en organiseren van groepstrainingen voor studieloopbaancentrum, het afhandelen van mail, overige correspondentie en (digitaal) archiefbeheer. Je werkt met een grote mate van zelfstandigheid en bent alert op verbetermogelijkheden. In afstemming met de directeur en de twee teamleiders zet je actiepunten uit en bewaak je de voortgang. Voor de organisatie van de groepstrainingen werk je intensief samen met de coördinator van het studieloopbaancentrum. Je bent de enthousiaste collega die zorg draagt voor een goede logistieke planning en de correcte afhandeling van de daaruit voortvloeiende follow-up, zowel met betrekking tot de in- als de externe contacten van het MT en interne & externe trainers. Discretie en vertrouwelijkheid is een must.

Wij bieden een functie met onderstaand takenpakket:

• het beheren van de agenda en alle daaruit voortvloeiende planningsactiviteiten, zoals bijeenkomsten en vergaderingen binnen en buiten de hogeschool;
• persoonlijke secretariële, administratieve en algemene inhoudelijke assistentie van de directeur;
• afwikkelen van correspondentie en het redigeren van teksten en het hiertoe verzamelen en bewerken van (aanvullende) informatie;
• uitzetten van actiepunten en voortgangsbewaking tot en met (het toezien op) de correcte afhandeling en verwerking van inkomende en uitgaande post;
• het plannen en organiseren van groepstrainingen voor het studieloopbaancentrum;
• het beheren van bestellingen via Proactis;
• het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en andere bijeenkomsten, completeren en archiveren van vergaderstukken, notuleren, het bewaken van de voortgang van de daarin gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• het onderhouden van interne en externe contacten over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;
• verstrekken van informatie en fungeren als vraagbaak, in- en extern;
• fungeren als centrale contactpersoon voor diensten, academies en externen;
• het onderhouden van een digitaal archief. Het aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers naar onderwerp of project t.b.v. het MT en voor de groepstrainingen;
• het samenstellen van overzichten t.b.v. managementinformatie;
• bijdragen aan organisatie van interne- en externe evenementen.
  

Wij verwachten dat je:

• een relevante opleiding hebt en beschikt over een hbo werk- en denkniveau;
• proactief bent en je professioneel inzet bij het invullen van de werkzaamheden en de inhoudelijke doorontwikkeling daarvan;
• een aantal jaren relevante werkervaring hebt in een vergelijkbare functie;
• ervaring hebt met het plannen en organiseren van groepstrainingen;
• ervaring hebt met het onderhouden van archiveringssystemen;
• integer bent en goed weet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• zeer accuraat, representatief, flexibel, stressbestendig en tactvol bent en over prima organiserend vermogen en over een groot aanpassingsvermogen beschikt;
• goede communicatieve en sociale vaardigheden hebt en beschikt over een verbindend vermogen;
• beschikt over alle secretariële en ondersteunende vaardigheden en attitudes, die nodig en wenselijk zijn voor het goed en zelfstandig uitoefenen van de functie;
• een prettige persoonlijkheid bent, die op basis van een open en constructieve samenwerking goed in teamverband opereert, met oog voor het resultaat van het team als geheel;
• beschikt over een brede kennis van en ervaring met kantoorautomatisering (MS-Office en MS Teams);
• de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend beheerst, beheersing van het Engels is een pré.

Wij bieden een arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden voor 0,7 fte. Na die periode behoort een vaste aanstelling tot de mogelijkheden bij gebleken geschiktheid en een ongewijzigde economische situatie.
Het salaris is afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring. De functie is ingeschaald op schaal 7 CAO-HBO en kent als maximum een bedrag van € 3.264,65 bruto per maand bij een fulltime aanstelling.

Nadere informatie
Inlichtingen over de inhoud van deze functie zijn verkrijgbaar bij Mark Steinbusch, directeur dienst Studentzaken. Tel. 06-53158581

Solliciteren
Je kunt vóór 13 mei 2023 a.s. solliciteren door het invullen van je persoonlijke gegevens (voorzien van motivatiebrief en CV) op deze website.

Sollicitaties die rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze worden verstuurd, worden niet verwerkt.

De gesprekken vinden plaats op 23 mei op locatie Nieuw Eyckholt 300, 6419 DJ Heerlen